我院电子卷宗制作使用中存在的问题及对策建议

来源：案管 作者：mzyagb 发表日期：2016-09-19 浏览量：3116

一、我院电子卷宗概况

 1、硬件齐全，管理规范。目前，我院电子卷宗硬件设施按照《人民检察院制作使用电子卷宗工作规定（试行）》（以下简称《规定》）要求配置已基本齐全，高速扫描仪、摄像头、装卷机等已全部到位并投入使用。为了更加规范的对电子卷宗进行制作和管理，在案管大厅还设立了专门的电子卷宗制作室，同时在案管部门人员紧张的情况下，专门安排一名责任心强、严谨认真的业务骨干负责电子卷宗的制作与管理，同时安排一名工作人员协同参与此项工作，确保每受理一个案件制作一个电子卷宗，使检察机关统一业务应用系统与电子卷宗系统保持高度同步，严格按照《规定》执行。

2、加强协调，提高质量。为更好的推进电子卷宗系统的应用，案管部门加强与各部门的协调配合。对内，与技术部门、公诉部门等加强沟通；对外，与公安机关等办案部门加强联系。在业务开展之前，与公安机关进行多次对接，就电子卷宗移送的主要问题达成一致，保证提高案件的接收质量，为进一步工作做好前期准备。同时，在接到市院《关于在收送案工作中严格贯彻执行<人民检察院制作使用电子卷宗工作规定（试行）>的通知》后，第一时间与公安机关进行对接确认和沟通协商，确保电子卷宗工作的顺利开展。

3、业务多元，全面推进。案管部门主要承担着电子卷宗的制作和管理工作，根据《规定》，确保电子卷宗系统与统一业务应用系统保持一致，确保电子卷宗与纸质卷宗保持一致，始终坚持安全、一致和规范的原则对电子卷宗系统进行管理和使用。电子卷宗制作完成后，承办人登录统一业务应用系统，在文书卷宗区即可看到已经上传的电子卷宗，实现了电子阅卷，同时可以直接在电子卷宗上作批注和标记，可以在电子卷宗上直接复制粘贴自己需要的内容制作审查报告等文书，大大提升了办案效率和办案质量。电子卷宗系统上线以来，改变了传统的律师阅卷方式，不再拍照或复印，经案管部门审核律师递交的材料合格后，直接通过案件信息公开网后台绑定案件，再由统一业务应用系统将电子卷宗经加密导出刻录成光盘交由律师阅卷，这不仅极大的提高了案管部门的工作效率，也为律师阅卷提供了极大的便利，简化了程序。

二、我院电子卷宗工作存在的问题

1、时间紧，任务重，人员不足。根据《规定》，目前基层院所需制作的电子卷宗主要有六大类,而其中又以一审公诉案件和提请批准延长侦查羁押期限为主。以一审公诉案件为例,据统计，2015年全年共受理一审公诉案件287件,卷宗782册，本年度截止5月25日，已受理一审公诉案件106件，卷宗289册。按照《规定》，案卷材料应当在决定受理后的当日内完成扫描、摄制，并将审核后的电子卷宗，由受案人员上传至统一业务应用系统；案卷材料特别多的，应当在两个工作日内完成；两个工作日内仍然不能完成扫描、摄制的，应当报告主管检察长。以近期受理的宋某涉嫌非法吸收公众存款案为例，本案卷宗册数高达35册，每本卷的页数基本在170~200之间，而一个案件同时只能由一个卷宗制作员在一台电脑上制作上传。再加上全省共用一个服务器，系统有时根本承受不了如此巨大的工作量，常常陷入崩溃瘫痪，严重时甚至会导致已制作好的电子卷宗全部丢失，这就意味着当服务器恢复正常系统重启后，卷宗制作员就要从头开始制作，任务庞大且多为重复性劳作，这样的效率根本无法在两天之内完成电子卷宗的扫描、摄制乃至上传。目前，案管部门由一名专门的卷宗制作员承担此项工作，另一人协助配合，以目前的卷宗量来看，确实是有些吃力。

2、扫描质量不佳，利用价值较低。目前，仅案管配置了一台扫描仪，在案件和卷宗多的情况下，一台扫描仪无法负荷，再加上扫描仪需要经常清洗和维护，有时无法使用，所以有些案卷需公安自行扫描。公安提供的电子卷宗由于设备等原因质量不佳，达不到《规定》要求的标准，制作上传至系统后图片模糊不清，清晰度不够，这会给承办人阅卷带来困难，无法复制粘贴更是增加了承办人审查报告等工作文书制作的难度，降低工作效率，拖延工作进度。这与建设电子卷宗系统的初衷是相违背的，利用价值大幅降低。

3、密保问题存在重大漏洞，无法确保卷宗安全。《规定》对各级领导角色及承办人查阅电子卷宗设置了严格的权限，一经后台配置，没有权限是无法查阅的，这在系统内部确保了电子卷宗的安全和保密。漏洞主要存在于律师阅卷。律师提交阅卷申请后，由案管部门工作人员在案件信息公开网后台绑定案件，然后登录统一业务应用系统进行电子卷宗导出操作，导出时系统会自动弹出密码设置对话框，律师必须输入密码方能阅卷，工作人员将刻录好的光盘交给律师时只会将密码告知该律师一人，而我们无法保证密码只有该律师一人知晓，而且刻录成光盘后，它的保存期限是永久的。也就是说，不管任何人在任何时候只要输入正确的密码都能查阅电子卷宗。自电子卷宗系统上线以来，对律师的阅卷申请受理后，电子卷宗阅卷率达到了100％，如果不加强密保措施，电子卷宗的安全将受到极大威胁。

4、功能单一，未能真正物尽其用。目前，电子卷宗主要用于承办人和律师阅卷，功能较为单一。作为纸质卷宗的电子版，在日益信息化的今天，它理应发挥更大的作用，承担更多的职能，与时俱进。

 

三、解决的对策及建议

1、优化制作环境，增加人手。案管部门承担着全部电子卷宗的制作，工作量之庞大不必言说，仅设置一名电子卷宗制作员导致工作常常陷入被动，显得力不从心，因此，增加人手是当务之急。同时，要不断加强服务器建设和系统的更新升级，修补漏洞，为制作电子卷宗提供良好的网络环境。

2、完善对接机制，提高质量。基层院承担了大量的案件审查监督工作，电子卷宗的扫描全部依靠一台扫描仪支撑确实显得有些紧张吃力。建议与公安机关等办案部门建立和完善对接机制，细化刑事案件统一对口衔接工作要求，尤其是细化对接收电子卷宗的要求，提高电子卷宗质量，提升其利用价值。

 3、加强技术保障，确保安全。加强与技术信息部门的沟通协调，不断对系统进行优化升级，设置更加严密的安保措施，为电子卷宗的安全设置多道屏障，使电子卷宗的查阅更加个人化。

4、积极探索拓展，充分利用。作为统一业务应用系统的子系统，电子卷宗系统应发挥更大的作用，承担更多的职能，以更好的服务统一业务应用系统。例如，可以与公安机关的办案系统衔接，以实时全面的开展监督工作；可以使电子卷宗在安全易携带的基础上用于出庭示证；可以利用电子卷宗系统开展案件质量评查等工作。